¿cómo organizar una conferencia de prensa?

Eventos corporativos

Uno de los eventos corporativos mas importante y efectivo en sus objetivos es la conferencia de prensa personal. Esta no ha sido ni puede ser reemplazada con la misma efectividad por sistemas de videoconferencias o transmisiones en vivo en redes sociales, porque estos medios son muy limitados en la interacción con relación a las amplias posibilidades de la conferencia de prensa.

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fotografía de Guillermo Troncoso

Estamos en una época donde el excesivo flujo de información hace que los hechos noticiosos relevantes y de trascendencia se vean opacados por   cascadas de mensajes vacíos falsos, frívolos o repetitivos, así como múltiples medios y dispositivos interactivos, lo que dificulta poder hacer llegar a la comunidad   información precisa sobre el desarrollo de un corporativo o sus actividades.

Por eso, es muy importante el que los esfuerzos para que llegue esta información, de forma conveniente, a quien nos interesa sean efectivos y directos;  y, por supuesto, que la inversión en difusión y publicidad, sea redituable. ¿cómo lograrlo?

Siguiendo un procedimiento especifico, aplicando métodos que den formalidad y relevancia al anuncio que queremos hacer .

Uno de ellos, que, a pesar de los cambios en tecnología y logística, sigue siendo vigente, es la conferencia de prensa, donde el corporativo puede tener un contacto directo y personal con los profesionales a cargo de los medios de comunicación masivos tradicionales o innovadores, a fin de poder mantener vigente la comunicación con le publico sobre el desarrollo de sus actividades y nuevas propuestas.

¿cómo organizar una conferencia de prensa?

¿QUÉ ES UNA CONFERENCIA DE PRENSA?

¿qué es exactamente una conferencia de prensa? Una conferencia de prensa es una herramienta diseñada para generar noticias: particularmente, hechos reales y objetivos que pueden promover la causa de la organización. Este tipo de noticias se define como historias, en los medios impresos o electrónicos, las cuales son oportunas, significativas, destacadas y relevantes.

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Fotografía de Guillermo Troncoso

¿PORQUÉ REALIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA?

Los comunicados de prensa, las entrevistas y los contactos informales de los medios son el sustento de las relaciones con los medios. Una conferencia de prensa es una técnica adicional de los medios para ocasiones especiales, ¿Por qué realizar una conferencia de prensa?:
Se puede dar más información que en un comunicado de prensa.
Una conferencia de prensa es interactiva; Se puede contestar a preguntas de la prensa, y enfatizar puntos.
Se puede anunciar un hecho importante, y explicar sus implicaciones.
Se puede aclarar la posición del corporativo en noticias o hechos controvertidos en los que este esté implicado, directa o indirectamente, y se vea comprometida su imagen.
También se trata de generar el tipo de noticia o publicidad, por el que de otra forma se tendría que pagar .
Cuando muchos medios están presentes, la conferencia se vuelve noticia por si misma.

Una conferencia de prensa exitosa no sólo genera noticias, también repercute en la moral del propio corporativo, al saber que la prensa esta interesada en escuchar lo que se tiene que decir.

¿CUÁNDO REALIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA?

El corporativo puede realizar una conferencia de prensa siempre que haya un acontecimiento acerca del cual se desea informar a la comunidad o para anunciar noticias de último minuto.
Es necesario hacer énfasis en que no se debe realizar una conferencia de prensa muy a menudo. Es un acontecimiento especial y debe ser tratado como tal. continuación presentamos algunos casos en los que una conferencia de prensa podría ser una buena idea:
Cuando el acontecimiento incluye a un individuo destacado a quien los medios deberían tener acceso.
Cuando la organización tiene avisos significativos que hacer, por ejemplo, el inicio de una campaña o una logro de objetivos específicos relevantes.
Cuando hay una emergencia o una crisis alrededor del corporativo.
Cuando se desea expresar una reacción ante un acontecimiento relacionado con la causa del corporativo u organización.

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Fotografía de Guillermo Troncoso

¿CÓMO REALIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA?

ANTES DE LA CONFERENCIA DE PRENSA:

Se puede programar una conferencia de prensa sin mucho tiempo de antelación. Sin embargo, el corporativo puede planear el desarrollo una semana o dos antes del día programado para que la conferencia de prensa tenga lugar como mínimo. pasos para planear una conferencia de prensa:

DEFINICIÓN DEL MENSAJE.

Defina los mensajes clave que se desean enviar a la comunidad. La meta puede ser presentar o ventilar más un tema: Anunciar un nuevo programa o acontecimiento, reaccionar ante una historia noticiosa o a una crítica o ataque o llamar atención hacia un mención o reconocimiento. Cualquiera que sea el mensaje, debe resumirse en de 3 a 5 puntos claves. Si una fecha, una hora, una dirección o un número de teléfono o alguna otra información específica son parte del mensaje, asegúrese de mencionarlos varias veces y desplegarlos en forma distintiva en su carpeta o boletín de prensa.

PROGRAMACIÓN DE LA FECHA Y LA HORA.

Será necesario determinar una fecha y una hora para la conferencia de prensa, y cerciorarse de que no entre en conflicto con otros acontecimientos de prensa o plazos de los medios. Una forma para saberlo es comprobar con los medios locales y los servicios del cable, si la fecha tentativa de la conferencia de prensa no está en conflicto con otro evento.

Los martes, miércoles y jueves son los mejores días para las conferencias de prensa, ya que se consideran los días noticiosos más lentos. Intente en la medida de lo posible realizar su conferencia de prensa en uno de esos días.

La mejor hora para programar la conferencia de prensa es entre10:00 y 11:00 de la mañana, para asegurar la máxima cobertura de los medios. Si se programa para más tarde, se arriesga a perder las noticias o ediciones vespertinas o el noticiero nocturno.

ELECCIÓN DEL LUGAR.

Cerciórese de elegir un sitio para la conferencia de prensa que tenga un estacionamiento adecuado y que no esté demasiado lejos para los reporteros. Escoja un sitio con interés y esté en relación con el tema.

Otras consideraciones incluyen la selección de un sitio libre de ruido de fondo (por ejemplo, tráfico, teléfonos, aeronaves) y que cuente con extensiones y enchufes eléctricos adecuados, etc.

Fotografía de Guillermo Troncoso

SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS PONENTES.

.Los participantes deben estar bien informados y saber expresarse bien sobre el asunto. También deben poder manejar las preguntas y el escrutinio de la prensa. La gente con alta credibilidad, como el director de un corporativo o un médico pueden ser eficaces portavoces. El testimonio de primera mano de la gente de la comunidad afectada por el asunto en cuestión, también puede ser efectivo y convincente.

Aspectos a considerar en los participantes:

Ser claro y preciso: evitar el uso de jerga y los “mmm” y los “ajá”. Concentrarse en el asunto para no distraer a la audiencia con divagaciones.
Asumir que la audiencia es inteligente: evitar escucharse como si tratara con niños.
No jugar con ningún objeto: provoca distracción y hace parecer nervioso.
los participantes deben estar apropiadamente vestidos para la ocasión.
Decir la verdad. Si no se sabe la respuesta a una pregunta, decirlo. No exagerar o proporcionar datos que no estén respaldados por evidencia, no emitir opiniones como si fueran hechos ni hacer acusaciones que no pueden ser probadas.
Si hay una pregunta legítima pero no se sabe la respuesta a ella, es aceptable invitar a otra persona del corporativo que lo pudiera saber o comprobar la respuesta y remitirse más tarde al reportero que preguntó.
Además es necesario tener a un asesor que tenga experiencia con la prensa y el tema, a cargo de convocar la conferencia de prensa presentando el tema y a los participantes. El moderador también responderá a las preguntas o las dirige a los participantes apropiados.

CONTACTO CON LOS MEDIOS.

El primer paso al entrar en contacto con los medios es crear una lista de correo de los editores asignados en las estaciones de televisión, los directores de noticias en las estaciones de radio y en los principales periódicos, blogs y portales, así como los editores en los periódicos semanales. Además de asegurarse de incluir en la lista a los reporteros con los que se. ha tenido acercamiento anteriormente, los contactos que ya se tenga entre los medios y los reporteros que estén cubriendo asuntos relacionados.

También se debe tener preparado un anuncio o memorándum de prensa previo y haberlo enviado con una semana de anterioridad para informar a los medios acerca de la conferencia de prensa. es similar a un comunicado de prensa, con la diferencia de que los memorándums de prensa pueden ser utilizados como información de fondo para los contactos en los medios. El formato es básicamente igual que el de un comunicado de prensa.

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Fotografía de Guillermo Troncoso

SEGUIMIENTO CON LOS MEDIOS.

Después de haber enviado los memorándums de prensa, se les debe dar seguimiento a través del contacto telefónico. (si argumentan que nunca recibieron un memorándum, ofrezca llevarles uno o enviárselos por mail o fax).

DESARROLLO DE UNA CARPETA O BOLETÍN DE PRENSA.

Una carpeta de prensa es la información de fondo que se proporciona a los reporteros sobre el asunto en cuestión. Las carpetas de prensa son muy útiles. Si una carpeta de prensa está más allá del presupuesto, un boletín de prensa será suficiente. debe contener lo siguiente:

Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.
Un comunicado de prensa con la posición del corporativo con respecto al asunto, lo destacable de la conferencia de prensa y unas cuantas notas de los participantes.
Información de fondo sobre el asunto (es decir, estadística, fondo histórico, antecedentes, historias de casos o reimpresiones de reportajes).
Biografías resumidas de los participantes (de menos de una página).
Opcionalmente, reportajes o artículos relacionados provenientes de publicaciones nacionales  prestigiosas.
El comunicado de prensa va al lado derecho de la carpeta y el resto de la información al lado izquierdo de la misma.

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Fotografía de Guillermo Troncoso

PREPARACIÓN DEl SALÓN

Comprobarla ubicación de enchufes eléctricos para micrófonos e iluminación.
Colocar en la sala una mesa al frente lo suficientemente larga, con los nombres de los ponentes para que todos tengan asiento.
Proporcionar suficientes asientos en la sala para los reporteros, y espacio adecuado para su equipo de trabajo (por ejemplo: cámaras fotográficas, micrófono).
Desplegar materiales visuales como fondo al panel del orador: pancartas, carteles, etc.
Tener una hoja de registro para la asistencia.
Proporcionar un podio para el moderador, quizás con el logotipo del corporativo sobre el mismo.
Tener café, té, agua y refrigerios.

Durante la conferencia de prensa:

Dé la bienvenida a los miembros de la prensa conforme llegan.

Haga que los miembros de la prensa se registren con su afiliación, y proporcioné a cada uno de ellos una carpeta de prensa.
Siente a los ponentes en la mesa frente a los reporteros.
Compruebe la hoja de registro para ver qué medios están representados. También se debería hacer contacto personal con los principales representantes de los medios antes o después de la conferencia de prensa.
Comience aproximadamente a tiempo: máximo 5 minutos después del tiempo   programado.
Grabe el acontecimiento para sus propios archivos y para el posible uso de los medios.
Que el moderador dé la bienvenida a la prensa, presente el tema y a los ponentes.
Cada ponente debe participar por no más de 5 minutos, destacando los puntos clave..

Después de mas o menos 45 minutos, finalice la conferencia de prensa. Agradezca a los participantes por presentarse y a los medios por asistir. En muchos casos, se les podría animar a los medios que permanezcan para una conversación informal adicional con los participantes.

Después de la conferencia de prensa

En la medida de las posibilidades, se necesita establecer contacto personal con los representantes de los medios. Si se logra tener una conversación corta y agradable con estas personas y causar una buena impresión, ellos lo recordarán cuando necesiten información o algún reportaje sobre el tema, y responderán cuando se les contacte.

Al revisar el registro de asistencia, se deberá enlistar qué medios importantes no estuvieron presentes. Tal ves no todos pudieron asistir. Por ello, será necesario hacerles llegar el comunicado y el paquete de prensa o programar una entrevista entre un reportero y uno de los ponentes de la conferencia de prensa.

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Fotografía de Guillermo Troncoso

También se aconseja evaluar la conferencia de prensa con los miembros del corporativo. ¿Qué estuvo bien? ¿Qué se habría podido hacer mejor? y ¿cómo mejorar la siguiente conferencia de prensa que se llevará a cabo?

Sobre la idea de :
Eric Wadud
Caja de herramientas comunitarias
ctb.ku.edu

 

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